Digitální prostředí je dnes nedílnou součástí fungování téměř každé firmy. Zaměstnanci se denně přihlašují do e-mailů, účetních programů, cloudových úložišť i dalších aplikací. Právě správná správa uživatelských účtů a přístupových oprávnění patří mezi nejdůležitější pilíře firemní bezpečnosti a ochrany citlivých dat.
Jak bezpečně spravovat firemní účty a přístupy zaměstnanců?
Proč je správa uživatelských účtů tak důležitá?
Ve většině společností dnes zaměstnanci využívají desítky různých online služeb a interních aplikací. Vedle elektronické pošty jde například o účetní software, CRM, docházkové systémy, cloudová úložiště nebo nástroje pro řízení projektů. Každý z těchto systémů obsahuje data, která mohou být pro firmu velmi cenná.
Pokud nejsou přístupová oprávnění nastavena správně, může dojít nejen k úniku citlivých informací, ale také k nechtěným změnám dat nebo jejich úplné ztrátě. Bezpečnost firemních účtů proto nespočívá pouze ve vytvoření silného hesla, ale především v promyšlené správě všech uživatelů a jejich oprávnění.
Moderní společnosti proto věnují správě identit stále větší pozornost. Dobře nastavené procesy totiž výrazně snižují riziko lidské chyby, která bývá jednou z nejčastějších příčin bezpečnostních incidentů.
Každý zaměstnanec by měl mít vlastní účet
Jednou z největších chyb je používání sdílených uživatelských účtů. Pokud se pod jedním přihlášením střídá více zaměstnanců, prakticky nelze zjistit, kdo provedl konkrétní změnu nebo přistupoval ke konkrétním datům.
Správným řešením je, aby měl každý pracovník svůj vlastní účet, který odpovídá jeho pracovní pozici. Díky tomu lze:
- přesně evidovat jednotlivé přístupy,
- jednoduše měnit oprávnění při změně pracovní pozice,
- okamžitě účet zablokovat při odchodu zaměstnance,
- lépe dohledávat případné bezpečnostní incidenty.
Individualizace účtů je dnes považována za jeden ze základních principů kybernetické bezpečnosti.
Nastavujte pouze nezbytná oprávnění
Dalším důležitým pravidlem je princip minimálních oprávnění. Zaměstnanec by měl mít přístup pouze k těm datům a funkcím, které skutečně potřebuje pro výkon své práce.
Například pracovník zákaznické podpory zpravidla nepotřebuje přístup k účetnictví, stejně jako účetní nemusí mít možnost upravovat firemní webové stránky. Čím méně oprávnění jednotliví uživatelé mají, tím menší je riziko zneužití nebo nechtěné chyby.
Tento přístup zároveň usnadňuje správu celé infrastruktury. Administrátoři totiž přesně vědí, kdo má přístup ke kterým systémům, a mohou oprávnění jednoduše upravovat podle aktuálních potřeb.
Silná hesla už sama o sobě nestačí
Ještě před několika lety bylo hlavním doporučením vytvářet složitá hesla. Dnes už to ale samo o sobě nestačí. Útočníci stále častěji využívají phishingové kampaně nebo úniky databází hesel z různých internetových služeb.
Proto by firmy měly kombinovat několik bezpečnostních opatření:
- vícefaktorové ověřování (MFA),
- správce hesel pro bezpečné ukládání přihlašovacích údajů,
- pravidelné kontroly přístupových oprávnění,
- školení zaměstnanců zaměřená na rozpoznávání podvodných e-mailů.
Právě lidský faktor bývá nejslabším článkem zabezpečení. Sebelepší technologie totiž nedokáže zabránit tomu, aby uživatel dobrovolně neprozradil své přihlašovací údaje podvodníkovi.
Nezapomínejte na účty bývalých zaměstnanců
Při odchodu zaměstnance z firmy bývá pozornost často zaměřena na předání agendy nebo vrácení pracovního vybavení. Stejně důležité je ale také okamžitě deaktivovat všechny jeho přístupové účty.
Zapomenuté účty představují významné bezpečnostní riziko. Pokud zůstanou aktivní, mohou být zneužity například při úniku hesel nebo neoprávněném přístupu bývalého pracovníka.
Ideální je mít celý proces standardizovaný. Jakmile pracovní poměr skončí, systém automaticky odebere všechna oprávnění a deaktivuje přístup do všech firemních aplikací.
Centrální správa usnadňuje bezpečnost
S rostoucím počtem používaných aplikací je stále obtížnější spravovat uživatelské účty samostatně. Mnoho firem proto přechází na centralizovanou správu identit a oprávnění.
Velkou výhodou je také využití moderního ERP systému, který dokáže propojit více firemních procesů do jednoho prostředí a umožňuje efektivně řídit přístupová oprávnění jednotlivých uživatelů podle jejich pracovních rolí. Díky tomu mají administrátoři lepší přehled o tom, kdo může pracovat s konkrétními daty, a výrazně se zjednodušuje správa celé firemní infrastruktury.
Centralizace navíc usnadňuje audit bezpečnosti i plnění legislativních požadavků, například v oblasti ochrany osobních údajů.
Bezpečnost je dlouhodobý proces
Správa firemních účtů není jednorázovou záležitostí, ale neustálým procesem, který se musí přizpůsobovat změnám ve firmě i novým bezpečnostním hrozbám. Přibývají noví zaměstnanci, mění se jejich pracovní role, vznikají nové aplikace a kybernetické útoky jsou stále sofistikovanější.
Pravidelná kontrola uživatelských účtů, revize oprávnění, důsledné používání vícefaktorového ověřování a kvalitní školení zaměstnanců patří mezi nejúčinnější způsoby, jak minimalizovat riziko bezpečnostních incidentů. Firmy, které těmto oblastem věnují dostatečnou pozornost, nejen lépe chrání svá data, ale zároveň zvyšují důvěru svých zákazníků i obchodních partnerů.
